第一章 总则
第一条 为进一步加强学生档案收集和管理工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，促进学校学生档案管理工作规范化、制度化，根据《中华人民共和国档案
法》、教育部《高等学校档案管理办法》、吉林省教育厅《吉林省普通高等学校学生档案管理办法（试行）》等相关规定，结合学校实际，制定本办法。
第二条 学生档案是反映学生本人在校期间的经历和德、智、体、美、劳等方面表现的各种文件材料，是学生成长过程的历史记录。
学生档案管理是指学校对学生档案材料进行收集、整理、归(建)档、保管、利用、转递等相关管理工作。
第三条 学生档案管理是学校档案工作的重要组成部分，实行归口管理、学院和相关部门密切配合的管理制度。
第二章 管理职责
第四条 学生档案由学校档案馆统一管理。学校实行学生所在学院立卷制度，学生档案须按照规定向学校档案馆移交，切实维护学生档案的完整性和真实性。
第五条 档案馆工作职责：
（一）制定和完善学生档案管理规章制度，做好学生档案分析统计工作；
（二）负责指导、督促形成学生档案的部门（各学院）做好学生在校期间档案材料收集、整理及档案移交工作；
（三）接收、鉴别、核查、归档学生档案材料；
（四）办理学生档案的查（借）阅、转递工作，为有关部门提供学生情况；
（五）科学管理学生档案，遵守保密制度，维护学生档案的完整、准确与安全；
（六）办理好其他相关事宜。
第六条 相关部门、研究生院、各学院工作职责：
（一）学生工作部（处）、教务处、招生办公室、党委组织部、就业创业指导中心、校团委、校医院、研究生院等部门为各学院提供学生在校期间相关档案材料；
（二）研究生院、各学院接收、整理、移交新生档案，同时收集、增补在校期间学生过程性档案材料；
（三）协助档案馆做好学生档案变更、转递等相关事项。
第三章 归档范围及内容
第七条 为使学生档案适应人事工作的需要，应当按照归档范围，不断充实在校期间学生档案内容。
第八条 毕业时学生档案包含以下材料：
（一）入学材料：本(专)科学生档案材料，应包括高中转入材料、高校招生体检表、高校招生登记表、入团(入党)志愿书、高校新生入学登记表、大学录取通知书等。
研究生除原个人档案应有材料外，还包括研究生新生入学报到证、考生现实表现调查表、研究生录取登记表等。
（二）学习材料：学生主修、选修、辅修的各科类课程学习成绩单等。
（三）学籍材料：学籍卡片、研究生入学登记表等。
（四）鉴定材料：本（专）科学生学年总结、研究生思想鉴定表等。
（五）实习材料：毕业实习鉴定表，硕士专业学位研究生科研实践环节考核表等。
（六）毕业材料：高校毕业生(研究生毕业)登记表、毕业生(毕业研究生)就业通知书等。
（七）学位材料：学生学位授予证明、申请和授予硕士学位材料等。
（八）奖励材料：优秀学生登记表、优秀毕业生登记表、各类单项获奖登记表等。
（九）处分材料：学生违纪处分决定、学生解除违纪处分决定等。
（十）组织材料：入党(入团)申请书、入党(入团)志愿书、自传、入党积极分子考察表、政审材料、思想汇报、预备党员考察表、预备党员转正申请书、党团组织形成的其他有关材料；参加民主党派的申请书、登记表等材料。
（十一）体检材料：高校新生入学体检表、毕业生体检表等。
（十二）出国(出境)材料：因公(私)出国(出境)审查表、备案表、在国(境)外学习、进修情况或鉴定等材料。
（十三）应征入伍等其他具有保存价值、应予归档的学生个人材料。
第四章 档案材料收集与归档
第九条 属于归档的材料，要内容真实、完整齐全、文字清楚，经组织审查盖章后方能归档。不属于规定归档的材料，可视情况分别处理，凡不应归档的，退还形成材料的单位处理。
第十条 学生档案材料应用黑色中性笔书写，不能用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。
第十一条 学生档案信息记载要准确、规范。学生登记表、毕业证、学位证、毕业生报到证等各种涉及到学生个人信息的材料，姓名与身份证号应真实、一致；反映声像特征的照片须为近照；反映父母、亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编、电话等情况的材料要真实清楚。
第十二条 新生档案及入学材料由研究生院、各学院于10月末前移交档案馆，移交前须更换统一的档案袋，档案袋由档案馆发放。移交过程中由档案馆核对，对有缺项、漏项等问题的档案，研究生院、各学院要督促学生及时补齐。
第十三条 学生在校期间的过程性材料由研究生院、各学院于12月末前送到档案馆装档；组织关系材料形成后，由党委组织部、校团委第一时间送到档案馆装档；奖励、处分材料形成后，由学生工作部（处）第一时间送到档案馆装档。
第十四条 毕业生的学习、学籍、学位、体检、就业等材料由研究生院、各学院于6月末前送到档案馆装档，档案馆核对后进行毕业生档案转递工作。原则上毕业生档案全部转递，不在学校保留。
第十五条 因病休学学生的档案，档案馆将其作为非在校学生档案妥善保存，复学后，及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。
第十六条 留级、转专业的学生档案，档案馆将其档案转到所在班级并登入班级名册，将原来所在班级的名字注销并说明原因。
第十七条 退学、开除学籍的学生档案，档案馆将其档案转给有关档案保管部门保管。
第十八条 学生受刑事处分期间，其档案由档案馆保管，刑满释放或重新就业的，档案按有关规定转入其所在单位或居住地档案保管部门保管。
第十九条 学生出国留学、参军、三支一扶、西部计划、出国不归、失踪、死亡等，其档案仍由档案馆保管。
第五章 档案保管与保护
第二十条 根据安全保密和便于查找的原则，要对学生档案进行严密、科学地保管。
（一）学生档案要有专门的库房，要用档案密集架存放，要有防火、防潮、防高温、防盗、防光、防鼠等设施，上述安全设施应定期检查；
（二）要保持库房的清洁和库房内适宜的温度、湿度；
（三）保管学生档案应建立登记和统计制度，每年春季学期核对一次，发现问题及时解决。
第二十一条 档案馆要不断研究和改进学生档案的管理方法和保护技术，逐步实现科学化、标准化和现代化管理。
第六章 档案的利用
第二十二条 各学院主管学生工作的专职干部可查阅本院的学生档案。用人单位核实、提取毕业生档案时须持有单位介绍信和查阅者本人身份证（工作证）。查阅者不允许翻阅、摘抄与查阅内容无关的档案材料。
第二十三条 档案原则上不外借，一般仅限在档案馆内查阅，必需借出时须持有调档函，并按照档案转递要求进行。
第二十四条 查（借）阅的档案要严格保管，遵守保密制度规定，不得私自复印、拍照，不得拆卷、涂改、划记号、沾污撕页、折叠、批注、抽取、撤换档案材料，不得将档案交本人或亲属翻阅，若出现此类问题按相关规定处理。
第七章 档案的转递
第二十五条 学生毕业后，档案馆应及时将档案转递至就业单位或公共人才服务机构。
第二十六条 应届本科毕业生考取硕士研究生、应届硕士毕业生考取博士研究生、应届毕业生考取公务员，须持有调档函，由档案馆转递至录取院校或单位。
第二十七条 严格执行学生档案转递制度，避免产生“无头档案”，转递学生档案时应遵守下列规定：
（一）学生档案应通过机要或EMS邮政特快专递转递，不得由学生本人自带；
（二）转出的档案必须完整、齐全，不得扣留材料或分批转出；
（三）转出的学生档案须按“档案转递三联单”的项目详细填写，严密包封。
第八章 附则
第二十八条 本办法适用于长春大学全日制在校学生档案管理。成人、自考等学历教育的学生档案管理可参照本办法执行。
第二十九条 本办法由档案馆负责解释。
第三十条 本办法自公布之日起试行。原《长春大学硕士研究生档案管理办法》（长大校发〔2014〕199号）同时废止。
