长春大学党群、行政类档案工作规范
1.基本原则
1.1凡是学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字,图表和声像载体材料以及上级有关党政工作的综合性的文件材料均应按要求立卷归档。
1.2党政档案必须集中统一管理,确保其完整、系统、准确和安全,便于开发利用。
1.3党政文件材料严格实行文书处理部门立卷归档制度。
1.4党政文件材料的归档工作应实行:“三纳入”即纳入学校各院(部)
处(室)的计划和规划,纳入管理制度,纳入管理人员的职责范围;做到“四同步”的管理,即布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收党政档案工作。
1.5学校各院(部)、处(室)要有一位负责人分管本单位的档案工作,并确定兼职文书,协同学校档案部门认真做好党政档案的收集、整理、归档工作。
1.6要努力实现党、政档案工作从手工管理向现代化管理的转变,逐步采用先进的管理手段:大力开发档案信息资源,最大限度地发挥党政档案的作用。
2.党政文件材料的部门立卷和归档流程
2.1立卷单位
党群、行政类档案实行文件材料形成部门立卷制度,一般由立卷人按文件材料的自然形成规律,加以系统整理组卷。学校的各院、部、处、室、馆、总支、系、所、中心,工会、团委和直属部门均为党政类档案的立卷单位
2.2立卷分工
2.2.1中共中央、国务院、省、地、市党委、人民政府,国家教委以及国务院有关部、委下达的文、电材料,综合性的,由学校办公室立卷归档,专业性的或具体业务性的,由各承办单位立卷归档。
2.2.2以党委、学校名义的发文,由学校办公室分别立卷归档。以部门名义的发文,由各部门立卷归档。
2.2.3党委和学校召开的代表大会、常委会、扩大会、办公会所形成的料,由学校办公室归口立卷。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料,由主办单位立卷归档。
2.2.4校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件,由学校办公室归口立卷归档。
2.2.5两个以上单位共同办理的联合发文,由主办单位立卷归档。
2.2.6各临时机构、撤销机构形成的材料,应于机构撤销前做好整理工作,移交学校档案室保存,任何人不得带入其他单位。
2.2.7重要的来信来访材料,应由承办单位立卷归档。
2.3立卷原则
文书处理部门立卷应按问题时间重要程度和文件材料的自然形成规律,保证其有机联系,适当照顾保存价值,分类组卷,以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动,便于查找利用为原则。
2.4立卷程序
按照档案室的归档要求,由专(兼)职档案员按案卷类目将文件收齐归
卷,并对文件进行调整检查,依照如下程序进行:
2.4.1检查文件是否齐全完整;
2.4.2检查是否有相互重复和拆散文件的现象,保持文件间的有机联系。
2.4.3检查文件是否缺页,少章等情况;
2.4.4查卷内文件数量,一般不超过200页;
2.4.5检查文件是否有金属物和破损情况;
2.5组卷要求和方法。
组卷要求:组卷正确,分类清楚。组卷一般应以问题为主，兼顾其它特征，使之紧密相连。一个案卷是由同一个问题或相近内容的一个文件或相近内容的一个文件或若干份文件组合而成的。一般按下述内容顺序进行：
2.5.1学校管理和业务活动形成的文件，调研材料等，按单一间题组卷，即:“一事一卷”；
2.5.2统计、报表、名册等文件材料，根据文件的数量，可组成一卷或数卷；
2.5.3会议文件,按会议的届次组合,根据文件的数量,可以一会一卷,会数卷或数会一卷;
2.5.4工作计划,总结等文件,可组合成一卷;
2.5.5非诉讼案件材料,可一案一卷或一案数卷;
2.5.6简报按名称、期号组卷。
2.6立卷分类
分类主要是分年度、分问题、分期限。
分年度:先将文件按其形成或针对年度分开,一般文件归入文件形成年度;跨年度的请示与批复,归入批复年度;跨年度规划、计划归入文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结报告,归入文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件,一般可归入会议开幕的年度;跨年度的非诉讼案件材料,应归入结案年度,法规性文件归入公布或批准年度。
分问题:将文件按其内容所反映的问题、事物分开。
分期限:将文件按规定的不同保管期限分开。
2.7卷内文件的排列
卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列:
批复、批示在前,请示、报告在后;
正件在前,附件在后;
正本在前,定稿在后;
转发件在前,被转发件在后;
非诉讼案件结论性材料在前,依据性材料在后;
其它文件材料可按时间顺序排列。
2.8编写卷内目录
2.8.1卷内文件无论单面或双面,只要有书写文字,均应编号,页号的位置在每面材料非装订线一侧的上角写。
2.8.2固定顺序后填写卷内文件目录、备考表、卷皮封面各项内容。
2.9归档验收
各立卷部门在整理好案卷后,经档案室检查合格后填写移交目录一式两份。在次年5月底以前交到校档案室。双方履行签字盖章手续,办理移交并各执一份。
2.10归档范围
见《长春大学党群、行政类档案归档范围和保管期限表》
3.党政类档号编制
党政类档案标号=年度号+党政档案分类号+案卷号
其模式如下:
长春大学教学类档案工作规范
1.基本原则
1.1凡是在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字图表、声像载体材料均属教学档案。
1.2教学档案管理是教学管理的重要组成部分,应纳入教学计划、规划;纳入教学管理制度;纳入有关人员的岗位责任制。
2.教学档案归档范围和归档流程
2.1教学类档案是由教学管理和教学实践活动中形成的,对学校和社会具有长远参考价值和凭证作用的文件材料组成。主要内容包括:综合管理、学科与实验室建设、招生及学籍管理、课堂教学与实践、毕业生等方面。具体归档范围见附件:《长春大学教学类档案归
档范围和保管期限表》。
2.2我校教学类档案实行“由教学文件材料形成部门立卷归档”制度,由各院(系)、部、所、中心及教学管理部门的专(兼)职档案员负责将积累的文件材料经过系统整理后向校档案室移交归档。
2.3归档时间:教学综合管理性文件于每年五月归档。
3.归档要求
3.1文件收集要齐全、完整、准确、系统、案卷必须能够真实地反映本校教学管理及教学实践活动的历史面貌和各项活动规律,并符合其成套性特点。
3.2整理组卷
根据教学文件材料的形成规律,保持其有机联系和便于查考利用的原则进行组卷。原则上相同内容的文件组成一卷。若同一内容的文件材料数量多时,可分别组成若干卷,每卷不超过200页。具体要求如下:
3.2.1以一件事或一个事由为单位进行组卷,即把密切联系的一件事或一个事由形成的文件材料组成一卷。同一事由或同一件事按时间的先后顺序或自然联系排列.
3.2.2卷内密不可分的文件排列顺序为:正件在前,附件在后,印件在前定稿在后,批复在前,请示在后,结论性材料在前,依据性材料在后。文中密不可分的插图、照片应贴入相应的文字材料内。
3.2.3跨年度的文件材料的立卷应合理。如请示与批复,应放在批复的年立卷,计划、总结应放在所针对的年度立卷。
3.2.4凡归档的文件材料,签发手续应符合要求。签发、批办、起草文件要用钢笔和毛笔,严禁使用铅笔、红墨水笔及复写纸。
3.2.5凡是文件材料上未注明标题的,应加制封面,注明题名、责任者和时间。自拟标题外加“[]”号。
3.2.6凡归档的文件材料,必须字迹工整,图像清晰,不符合规格的,通过粘贴或以手风琴式折叠达到要求。
3.2.7拆除卷内文件材料上的金属物对破损的文件材料应进行修补。
3.2.8按顺序编排页号。只要有书写文字面,均应编写一个页号。页号位置在非装订线一侧的上角。对不装订卷,需在卷内每份文件材料上加盖有单位名称,档号,件号的戳记章,并逐项填写。
3.2.9认真填写卷内目录及备考表
a.卷内目录中“题名”一项不能随意简明,要将原文标题正楷抄录。题名必须能够正确反映文件内容;
b.备考表中的“本卷情况说明”项,是填写卷內文件缺损、补充、修改、移出、销毁等情况。
3.2.10档案的装订采用三点一线法装订。装订好的案卷应整齐、结实美观。
3.2.11认真填写案卷封面各项。案卷标题应简短、准确,具备作者、问题、名称三要素。
3.2.12划分保管期限
根据《教学类档案归档范围和保管期限表》认真审核确定每一份文件材料的使用价值,以便于管理和利用。
3.2.13立卷单位要注明有密级的案卷。
4.教学类档案分类编号
教学类档案号=年度号+教学档案分类号+案卷号
模式如下:
5.归档验收
5.1移交档案时,交接双方必须当面检查验收,检查文件材料是否完整齐全,排列是否符合要求,凡不符合规定要求者,接收人应拒绝接收,并限期改正补交。
5.2移交时填写移交目录一式两份,双方各持一份存查。移交目录上须有移交部门、移交部门领导、移交经手人和接收人签名及交接日期。
长春大学科学研究类档案工作规范
1.基本原则
1.1凡在我校科学研究管理和实践活动中直接形成具有保存价值的文字、图表及声像载体的材料,均属科研档案。
1.2科研档案必须纳入科研计划、管理制度和有关人员的职责范围,实行科研工作与建档工作“三纳入”“四同步”管理。
即纳入学校计划和规划,纳入管理制度,纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。
2.归档范围
见《长春大学科研类档案归档范围和保管期限表》
3.立卷归档流程与要求
3.1坚持实行科研文件材料形成部门和课题组立卷制度。课题结束后,由本课题组负责人主持立卷。兼职档案员将形成积累的全部文件材料,按要求与课题的业务性文件汇总,整理成卷。
3.2课题组组织归档前的鉴定工作,提出每个案卷的保管期限和密级划分的具体意见。
3.3暂不申报或中断停止的研究课题、暂由课题组整理、保存、待鉴定后向档案部门移交。
3.4整理组卷
3.4.1坚持实行科研文件材料形成部门立卷原则,科研管理性文件由科研管理部门立卷,项目材料由课题组立卷。
3.4.2组卷要根据科研文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、载体等实际情况,按要求系统整理,做到保持有机联系,便于保管利用。
3.4.3科研综合管理性文件按党政档案的卷内文件排列方法排列,科研课题的业务性文件,按科研程序排列。
3.4.4对卷内文件要逐页编号,位置在非装订线一侧的右上角。规范填写卷内目录、备考表。
3.4.5拆除案卷内的金属物,对破损的科研文件材料进行修补。
3.5归档验收
3.5.1课题组申报科研课题鉴定及科研成果奖励,必须将科研活动中形成的全部文件材料交档案部门审核验收。档案部门经审查,确定完整后,方能在成果登记上签署意见,加盖档案专用章。
3.5.2凡归档不完整、不齐全者,学校档案部门拒绝出具证明,科研管理部门不得申报成果。
3.6归档时间在研究课题鉴定验收后两个月内归档。
3.7科研档案归档时要办理移交手续,填写移交目录,负责人签字,一式两份,清点核对后,双方在移交目录上签字,各执一份存查。
4.科研类档案分类编号
科研档号=年度号+科研档案分类号+案卷号
模式如下:
长春大学产品生产与科技开发类档案工作规范
1.基本原则
1.1凡在学校设计、试制、生产、经营和销售产品过程中直接形成的,具有保存价值的文字、图表声像载体材料等均属产品生产与科技开发档案。档范围参考《长春大学产品生产与科技开发类档案归档范围和保管期限表》。
1.2产品档案工作是办好校办工厂和经济实体的重要基础工作之一,也是衡量校办企业管理水平重要标准之一,必须与生产单位的计划管理、质量管理和岗位责任制工作紧密配合。在布置、检查、验收、总结产品工作时,要同时布置、检查、验收、总结产品档案工作。
2.产品生产与科技开发类档案立卷归档流程
2.1产品鉴定或定型后,产品设计组负责人把本产品形成的文件材料按其自然形成规律和有机联系、整理组卷交科研处。科研处负责检查归档材料的完整、准确、系统情况,并与积累的管理性材料整理成卷后,再送交综合档案室。
2.2新产品在成型鉴定前,档案室应会同科研处对应归档文件进行审查,并出具证明方能鉴定投产工作。
2.3在产品定型鉴定(或验收)后两个月内,由科研处负责归档。在生产销售过程中的科技文件材料,由各生产单位按年度向科研处移交。
2.4移交人员要认真填写移交目录一式两份,负责人签字交档案室清点无误后,双方在移交目录上签字,各执一份备查。
3.产品生产与科技开发类档案分类编号
其模式如下:
长春大学基本建设类档案工作规范
1 基本原则
1.1凡是在我校基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成,具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等,均属基建类档案。
1.2基建档案是基本建设工程项目的历史凭证,是对工程项目进行检查
维护、管理、使用、改造、扩建、抗灾及产权使用的重要依据,是学校档案的重要组成部分。必须实行集中统一管理,确保其完整、准确、系统、安全和有效利用。
1.3基建档案工作要纳入基建规划、计划、管理制度和基建人员职责范围之中,做到基建工程设计、施工与提出基建材料归档要求同步,检查施工进度与检查文件材料形成积累情况同步,工程竣工验收与基建材料的验收同步。
2.归范档围
见《长春大学基建类档案归档范围和保管期限表》
3.立卷归档要求
3.1学校后勤部门要有一位负责人分管基建档案工作,对各种形式的基建工程的档案材料的立卷归档负总责;并配备相应专(兼)职档案人员,负责基建文件材料的形成、积累、归档工作。
3.2后勤部门在布置基建工程计划的同时,布置形成积累基建材料的任务。
3.3对于承包项目,要明确基建文件材料归档责任。由承包单位收集、积累文件材料,交后勤部门汇总、整理、归档。
3.4单项工程任务确定后,实行项目负责人主持立卷归档责任制,并确定兼职档案人员,负责本项工程技术材料的收集、整理、立卷工作。
3.5整理组卷
根据基建文件材料的形成规律,保持其有机联系和便于查考利用的原则进行组卷。凡因改建、扩建、维修或其它原因,使建筑物,构筑物和各种管线发生变化时,必须对基建档案做相应补充、更改。更改时标清更改内容,并加文字说明,有关领导和设计者必须签字。对更改内容较多的竣工图,则必须重新描晒。
3.6基本建设项目中形成的文件材料,按单项工程进行组卷,即一项一卷或若干卷。其中工程管理性文件材料排在整个项目的首卷。其余材料按工作程度并专业类别分别组卷每卷不超过200页。
3.7图纸按专业性能排列,一般为:地质图、土建图、结构图、采暖图、给排水图、通风图、电气图、设备安装图。更改图排在相应类别图纸后面施工图与竣工图之间,施工图在前,竣工图在后。
3.8跨年度的文件材料立卷要合理,如计划、总结要放在所针对的年度立卷:请示与批复,放在批复针对年度立卷。
3.9凡归档的文件材料必须字迹图像清晰。蓝图按4号图规格,叠成手风琴式。底图采用卷筒或平放的方式以筒或袋分装,并贴上档号签。
3.10须拆除卷内材料上的金属物,对破损的材料应进行修补。
3.11按顺序编页号,只要有书写文字图样面,均应编写一个页号,页号位置非装订线一侧的上角。
3.12正确划分保管期限,认真填写卷內目录及备考表。
4.归档验收及归档时间
4.1整理好的案卷,需与校档案室共同协商,待检查符合要求后方可装订和正式填写案卷封面。
4.2立卷后需填写移交目录一式两份,经档案部门审查清点,交接双方在移交目录上签字盖章,各执一份存查。移交目录上须有单位名称(加盖公章)归档单位负责人、归档经手人及接收人签字和交接日期。
4.3归档时间
基本建设综合管理性文件材料在次年6月底前归档,基本建设项目要求在验收后的两个月内一次性全部归档。
5.基建档案的分类编号
基建档案号=年度号+基建档案分类号+案卷号
模式如下:
长春大学仪器设备类档案工作规范
1.基本原则
1.1凡价值五万元以上做为学校固定资产的设备仪器,在其购置、验收
调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的(包括随机购入的),具有保存价值的文字、图表、声像载体材料,均属仪器设备档案。
1.2仪器设备档案是国家的重要技术储备、是设备仪器管理工作的重要组成部分。设备档案工作必须纳入学校设备管理工作之中,与设备计划管理,案设备采购供应和设备使用等工作紧密结合保证设备文件材料的完整、准确系统、方便利用。
1.3我校仪器设备档案实行集中统一管理。档案室负责对兼职档案员的业务指导、监督和检查。
2.归档范围
见《长春大学仪器设备类档案归档范围和保管期限表》
3.立卷归档要求
3.1凡作为学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀(价值五万元以上)的仪器设备文件材料均应收集齐全,并根据设备文件材料的自然形成规律和载体、数量的实际情况,保持文件之间的有机联系和便于查找利用的原则进行组卷。
3.2设备保管使用部门要负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试、验收、使用记录等文件材料的收集积累并及时整理登记、移交设备管理部门。
3.3坚持由设备文件材料形成部门立卷的原则设备管理部门的兼职档案员应及时对形成的文件材料进行汇总,整理组卷。
3.4设备申购到改造过程中形成的全部文件材料按设备仪器项目进行组卷,一项为一卷或若干卷。其中将反映设备购置概况的文件材料组成的案卷排放在各个设备仪器项目的首卷,其余设备仪器技术文件材料设备的工作程序,依次系统排列,每卷不超过200页。
3.5卷内的文件材料,按文字材料在前,图纸在后的顺序排列。拆除卷内
文件材料上的金属物,对破损的文件材料进行修补,对引进设备中的专用文件类,可以保持原样。
3.6编写页号。有书写文字面均应编写页号,页号位置在非装订线一侧。
3.7凡归档的文件材料必须字迹工整,图字清晰。图纸按4号图规格,叠成手风琴式。
3.8拟写案卷标题要简明、准确,具备作者、问题、名称三要素
3.9认真填写卷内目录和备考表。填写移交目录一式两份。交接双方在移交目录上签字,各执一份备查。
3.10设备档案在购进设备验收完毕投入使用后二个月内归档。
4.仪器设备档案的分类编号
仪器设备档案档号=年度号+设备档案分类号+案卷号
模式如下
其模式如下:
长春大学出版类档案工作规范
1.基本原则
1.1凡我校在编辑出版报纸、刊物、图书、音像等出版物活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料,均属出版档案。
1.2出版类档案是我校教学、科研成果及管理成果的历史记录,是我校全部档案的重要组成部分,必须实行集中管理,以确保其它完整、准确、系统、安全、便于开发利用。
1.3出版档案工作要纳入出版编辑部门的管理制度,纳入有关人员的职责范围。要确定兼职档案员做好出版档案材料的收集、积累、整理、归档工作。
2.归档范围
《见长春大学出版类档案归档范围和保管期限表》
3.出版类档案的立卷归档要求
3.1出版物出版前,责任编辑应注意归档材料的积累和保管,将全部材料收集整理,并随时检査归档材料是否完整、系统、准确、并及时进行补救。
3.2出版档案的整理要遵循文件材料的形成规律,保持有机联系和成套
性。出版物按其名称立卷,一册一卷或数册一卷。期刊视情况可几期一卷。注意分清年度,不可混年立卷
3.3跨年的出版档案、放在出版物的出版年度立卷。
3.4出版档案内的原稿、清样、均须除去金属物,修补破损处,用线装订。
3.5卷内材料以左下方对齐,在左侧装订。装订线外有重要批注者,须进
行加边处理。不便装订的手迹,应放在特制的纸袋内保存,并标明对应档号,声像材料单独组卷保存。
3.6按顺序编排页号,每一有文字页面均编一个页号,页号位置在非装订线一侧的上角,样书只编件号。
3.7逐项填写卷未备考表,将卷内应说明的情况写清楚。
3.8出版的书籍以书名为案卷标题,期刊以刊名加刊期组成标题。
3.9书刊出版后一个月内,兼职档案员要将书刊及有关文件材料整理好
全部移交档案室。并由组卷人员填写移交目录一式两份,各执一份存查。
4.出版类档案分类编号:
出版类档案号=年度号+出版类档案分类号+案卷号
模式如下:
长春大学外事类档案工作规范
1.1基本原则
1.1学校在与外国团体或个人在学术研究、科技合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料,均属外事档案。
1.2外事档案必须实行集中统一管理,确保完整准确、系统、安全,便于开发利用。
1.3外事档案工作必须纳入学校外事工作计划,管理制度之中,落实到学开发利用校外事部门有关人员的职责范围,做到与布置、检查、总结外事工作同步选行。
1.4外事部门要有一位领导分管外事档案工作,由专(兼)职档案员负责收集、积累、归档。
1.5努力实现外事档案的科学化管理,大力开发信息资源,为学校教学,科研、人才交流服务。
2.归档范围
见《长春大学外事类档案归档范围和保管期限表》
3.外事类档案立卷归档要求
3.1学校国际交流学院是外事管理、涉外教学、科研文件材料的归口部门在来校、出国(境)国际合作、国际会议活动结束后,负责将与此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料收集、汇总、整理组卷,按规定向学校档案室移交。
3.2凡出国(境)学习、访问、考察、讲学、参加国际会议人员,应在归
国后将在国外各项活动中形成的材料交给国际交流学院进行验收,由学院出具证明后,财务部门方可准予报帐结算。
4.组卷原则
4.1按照外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况,保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则,以内容为主,将每组外事文件材料进行整理,组成一个或数个案卷。
4.2外事活动文件材料按活动性质组卷,各个阶段密不可分的材料按正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后的顺序排列。
4.3拆除卷内文件中的金属物,对破损的文件材料进行修补。
4.4按顺序编写页号,凡有字页面均编写一个页号,每卷页号均从1开始,页号位置标在非装订线一侧的上角。
4.5填写卷内目录,归档的案卷必须填写卷内目录,卷内目录可打印或用钢笔正楷填写,字迹工整、清晰,文面整洁,不得涂改。
4.6拟写案卷标题。案卷标题要准确反映案卷內文件材料的内容。
4.7每个案卷组成以后,都要填写备考表,对文件材料损坏缺少情况加以说明,案卷内文件材料需要变更,修改时,由档案管理人员随时在考备表上注明。
4.8外事档案在形成的次年5月底前归档,归档时由档案部门负责验收,凡不符合质量要求者,拒绝接收,并限期改正、补交。
4.9归档人员填写移交目录一式两份,经清点无误后,双方签字,各执一份备查。
5.外事档案管理
5.1按《长春大学档案实体分类方案》外事档案的类表进行分类。
5.2外事类档案档号=年度号+外事档案分类号+案卷号
模式如下:
长春大学财会类档案工作规范
1.基本原则
1.1凡是我校在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存价值的文字材料、报表、账簿、凭证等材料均属财会档案。
1.2财会档案实行集中统一管理,由各核算部门单独立卷归档。
1.3财会档案工作应纳入财会部门管理制度。纳入财会工作计划,纳入财会部门有关人员的岗位责任制。
1.4财会档案工作应逐步采用先进的管理技术,实现计算机管理,大力开发财会档案信息资源,为我校进行会计监督、分析、决策和制定教育发展计划服务。
2.财会档案归档范围
见《长春大学财会类档案归档范围和保管期限表》
3.财会类档案立卷归档要求
3.1财务部门的兼职档案员,要督促会计承办人员,做好平时材料的收集积累,注意材料的完整、系统和准确。
3.2财会档案立卷方法:报表按年度、季度、月份分别组卷,帐簿可按原
装订组卷,凭证可按时间、原始凭证顺序号及其自然形成规律组卷。
3.3凡当年的财务档案,在会计年度终了后,由本单位财务部门保管两年,期满后由该部门编制案卷目录一式两份,本部门存留一份,另一份与财会档案一并移交综合档案室,各财务部门或经办人,不得自行封存保管。
4.财会档案分类编号
财会档案档号=年度号+财务档案分类号+案卷号
模式如下:
长春大学声像载体类档案工作规范
为了加强我校声像档案的科学管理,有效地开发声像档案为学校的各项工作服务。特制定本规范。
1.基本原则
1.1凡反映我校教育活动和历史发展,具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的专门载体及其配套的文字材料均属声像档案。
1.2声像档案是我校档案的组成部分,必须实行集中统一管理,确保其完整、准确、系统、安全,便于开发利用。任何单位和个人,不能据为己有。
1.3声像档案工作必须纳入有关部门的管理制度中,与各项管理工作紧密结合,实行制作工作和建档工作同步管理,即制作人员接受任务与接受归档要求同步。
2.归档范围
见《长春大学声像载体档案归档范围和保管期限表》
3.声像载体档案的立卷与归档流程
3.1声像材料形成部门为立卷单位,分工归口立卷。
3.2声像档案形成部门应指定专人负责归档,两个以上单位共同制作的声像材料由主办单位立卷归档。
3.3声像档案材料应根据其形成规律,保持有机联系和便于查考利用的原则,结合内容,价值载体类型,尺寸等组成保管单位。
3.4照片档案由底片、照片、文字说明材料三部分组成。文字说明包括内容时间、地点、人物和制作者、内容简介、制作单位和人员等。
3.5录音、录像材料的组卷方法是以载体为单位,分别组卷。每盒为一个保管单位,盒的封面填写文字说明。文字说明应包括版本、长度、时间、内容简介、制作单位和人员等。
3.6声像制品的装具,一般应使用原装具,经制作后的单件声像制品及照片，可用可用符合规格的专用盒、册、封套等盛装和保管。
3.7声像档案形成部门应次年5月份之前整理归档,并填写移交目录一式两份，各执行一份备查。个人拍摄的声像材料，可随时归档。
3.8电教中心制作的教学、科研等录像片、磁带由电教中心妥善保管，但必须每年向档案室移交所保存的录像档案目录。
4.声像档案分类编号
按《长春大学档案实体分类方案》声像档案分类表进行
声像档案号=年度号=声像档案分类号+保管单位号
模式如下:
