档案预立卷是学校档案管理的基础工作之一是学校实行部门立卷制度的一个重要环节。规范档案预立卷工作,对学校立卷部门作好平时归卷工作,提高立卷质量,方便归档前的查找利用具有重要作用。为促进我校档案管理水平的整体提高,使之更好地服务于学校各项管理工作,根据《普通高等学校档案管理办法》的要求，结合学校档案工作实际,制定本制度。

一、确立和坚持平时立卷制度

  学校各部门要建立和完善平时立卷制度。立卷部门要按制度做好收发文登记,对办理完毕的文件材料及时进行收集、整理、按预立类归卷,文件盒和文件夹上要标明条款名称和条款编号,并在收发文登记簿中标明相应预立卷条款编号,便于平时查找利用。

二、建立规范的预立卷类目

  预立卷类目是立卷部门进行平时归卷的依据是规范预立卷的关键。立卷部门要根据部门工作职责和当年工作任务编制预立卷类目,预立卷类目既要反映部门基本工作和常规工作,又要突出部门年度重点工作。预立卷类目条款名称要简明概括地反映文件的内容,同时要反映文件的作者和文种(可用文件代称)。预立卷类目要依次设置条款编号。

三、明确预立卷工作职责

  学校各院(部)处、室要把预立卷工作列为本单位目标管理的重要内容,在本单位工作制度中进一步明确预立卷工作职责。各部门要加强对本部门兼职档案员的领导。学校档案馆负责对立卷部门的预立卷工作进行业务指导。立卷部门负责编制预立卷类目,要按平时归卷制度做好收发文登记和平时归卷工作;课题项目要按阶段或生产过程,做好平时归卷工作;工程项目要按申报过程、施工、竣工等阶段归卷,并根据工作实际对预立卷类目进行相应调整。

四、本制度从公布之日起施行。