第一章 总则

第一条 为了加强档案工作,提高档案管理水平,充分发挥档案信息资源作用,更有效地为学校各项工作服务,为社会服务。根据《中华人民共和国档案法》 、《中华人民共和国档案法实施办法》和《普通高等学校档案管理办法》 ，结合学校档案工作的实际情况,特制定本办法。

第二条 本办法所称档案,是指学校在从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动中直接形成的一切具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的历史记录。

第三条 档案记录和反映了学校的建立、建设和发展的历史过程,是学校重要的信息资源、历史凭证和宝贵财富,是评估和衡量学校教学质量、科研水平、管理水平的重要依据。档案工作是反映和维护学校历史面貌的一项重要工作。

第四条 学校和各部门要把档案工作纳入整体发展规划和工作计划,加强对档案工作的领导和管理。

第五条 全校各单位及个人应遵守本办法的规定,承担收集、整理、立卷归档和保护档案的义务。

第二章 管理体制与职责

第六条 学校设立档案馆,对全校档案实行统一管理。

第七条 学校由一名校领导分管全校档案工作。各部门由一名负责人分管档案工作,并视需要设专职或兼职档案工作人员,负责档案的收集、整理保管和立卷工作,并按期向档案馆移交档案,形成档案工作网络体系。

第八条 学校档案馆为正处级建制,它既是统一管理学校档案工作的职能部门,又是永久保存和提供利用学校档案的机构,对全校档案工作负有统筹规划、组织协调、统一管理、实行监督、检查和指导的责任。

第九条 学校档案馆的职责范围。

(一)贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法令和规定,规划全校档案工作；

(二)建立健全学校各类档案的管理制度和工作规范,对学校各部门贯彻执行规章制度情况,进行监督检查和业务指导；

(三)负责全校各类档案及有关资料的接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计和保管工作；

(四)保守档案机密,确保档案的完整和安全,及时修补保护档案,努力延长档案使用寿命；

(五)编辑档案参考资料、编制检索工具,积极开发档案信息资源,为学校各项工作和社会服务；

(六)参加档案信息工作的整体化建设,开展多方面协作,进行档案信息交流；

(七)建立健全学校档案信息网络,负责对全校专兼职档案工作人员的业务培训；

(八)采取多种形式,经常开展档案宣传教育活动,增强师生员工的档案意识；

(九)积极参加档案学术研究和学术交流活动,不断提高科学管理水平；

(十)采取先进技术逐步实现档案管理的现代化；

(十一)及时向主管领导反映工作中存在的问题,并提出合理化建议。

第三章 档案工作人员

第十条 长春大学档案工作人员职责:

(一)热爱档案事业,忠于职守,钻研业务,不断提高政治和业务水平;

(二)认真做好档案的接收、整理、分类、编目、保管、利用、统计等工作;

(三)积极开展档案的编研工作;

(四)积极开发档案信息资源,便于档案利用;

(五)积极参加档案学术理论研究,不断提高自身业务水平;

(六)严格遵守档案的保密、安全防护等工作制度,遵守工作纪律,确保档案安全;

(七)同志间团结协作,相互尊重,分工合作,共同努力把档案工作做好。

第十一条 长春大学档案工作人员列入学校事业编制,其编制人数应由学校根据上级文件要求视本校实际情况确定,档案队伍要保持相对稳定。

第十二条 长春大学档案工作人员属档案专业技术人员,按 《档案专业人员职务试行条例》实行专业技术职务聘任制。

第四章 文件材料的形成、积累和归档

第十三条 建立和完善文件材料的归档制度,并将其纳入教学、科研生产、基建等工作任务,确保完整、淮确、系统的文件材料归档、保存，每个立卷人员应按照工作程序和立卷要求,进行材料的积累、整理立卷,经本部门负责人审查合格签字后归档。

第十四条 严格实行部门立卷的归档制度,各单位应做到“三纳入”,即纳入本部门工作计划,纳入管理制度,纳入有关人员的职责范围。做到各项工作与档案工作实行“四同步”,即布置、检查、总结、验收各项工作的同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十五条 有关部门对科研成果、产品定型、基建竣工、贵重仪器设备开箱及其他技术项目进行鉴定验收时,都要有档案部门工作人员或委托有关部门、有关人员参加，对应归档的文件材料进行审查验收,并签署意见。没有完整、准确、系统的文件材料,不予鉴定和验收,不得申报成果。

第十六条 凡属应当归档的文件材料,均是国家公有财产,是维护学校经济利益、合法权益和历史真实面貌的重要依据,任何单位和个人,不得将在公务活动中形成的有保存价值的各种载体的档案材料拒不归档或据为己有。各单位工作人员因公出国学习、考察和参加技术会议等所获得的文件材料,要按规定及时向学校档案馆及时移交归档。凡学校有重大活动、庆典、捐赠等事项,在其发生、发展过程中形成全部文件材料、照片、录像,均应及时归档。

第十七条 归档范围根据 《长春大学档案实体分类方案》和我校实际情况。我校档案分为:党群、行政、教学、科研、产品生产与科技开发、基建、仪器设备、出版、外事、财会、声像类。各类档案的具体归档范围请参阅长春大学各类档案归档范围及保管期限表。

第十八条 归档要求

（一）学校实行形成部门立卷制度。立卷人应按文件自然形成规律进行系统整理,标明页码,填写卷内目录和备考表,并注明保管期限,编写以件为单位的移交文件目录,经本单位或项目负责人审查签署向档案馆移交归档;

接收档案必须办理交接手续,填写移交清册一式两份,分别存于立卷单位和档案馆。移交清册上写明案卷标题、卷内文件目录、案卷数量、移交时间,交接双方签名盖章；

(二)凡由本校与其他单位分工协作完成的项目,由主办单位立卷归档并保存一套完整的档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本外,还应将复制件送交主办单位归档保存；

(三)全校性、综合性的文件材料由学校办公室负责整理立卷。其他材料按职能部门分工负责相应门类立卷归档。立卷归档之前涉及多个部门的大类,应互相沟通情况,由一个或几个主要职能部门归口立卷归档,以确保档案材料的完整;

(四)归档的文件材料,应格式统一、质地优良、书绘工整、声像清晰,符合有关规范和标准的要求,禁用易褪色的书写工具;

(五)案卷质量要求

1.各门类的质量要求是:遵循文件材料的自然形成规律,保持彼此之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用;卷内文件必须准确反映学校在教学、科研和管理活动中真实内容,制作和书写材料利于长期保存。

2.管理性的档案按内容、时间或重要程度排列。文件材料的排列顺序；批复在前,请示在后;证件在前,附件在后;印件在前,底稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后。

3.专题性、成套性档案按阶段、结构、部分等分别组卷。具体请参阅各门类档案的归档类目。

4.正确划分档案保管期限,依据档案的内容,判断档案的价值。保管期限可参照各门类档案归档范围和保管期限表。

5.卷内文件要求文件文字材料在前,图件在后。图件按目录或图号排列,配套的特殊载体的文字材料按有关规定整理。

6.每卷文件材料按顺序编号。装订的案卷无论单面或双面,只要是书写的文件材料,均应依次在非装订线一侧上角编号。

7.卷内文件材料情况说明,应填在备考表内。若无说明,也应将立卷人检查人姓名、时间填写清楚,检查人应是立卷单位负责人。

8.拟写案卷标题简明确切,体式一制,一般包括主要责任者、内容、名称(文件)等三个部分。部分案卷标题可以是项目的名称代字、代号及其组件、部分、阶段的代号和名称,案卷标题字数不易超过50个字。

9.案卷在装订前,要去掉卷内文件上的金属物,托裱破损文件。装订时要做到整洁、美观、牢固。

（六）学生档案需各学院整理完毕后统一交至档案馆归档，要求档案齐全，材料明晰，不符合要求的学生档案，档案馆不予以接收。

第十九条 归档时间和份数

(一)党、政、工、团、教学等职能部门以及能够按照年度归档的单位,在次年十月底前将上一年的文件材料移交到档案馆;

(二)科研、基建等部门及形成具有专题性、成套性档案的单位,在项目完成后三个月内归档；

(三)仪器设备档案,在开箱验收后归档;

(四)所有文件材料,一般归档一份,重要的使用频的文件材料应该适当增加副本。

（五）新生档案于每年十月份归档完毕，毕业生档案于每年七月份邮寄完毕，具体参照《长春大学学生档案管理办法》 。

第五章 档案管理

第二十条 学校的各门类各载体的档案原则上应由学校档案馆统一管理。档案馆应做好档案管理的各项基础工作,按照《长春大学档案实体分类方案》 《长春大学综合档案立卷归档流程》进行统一分类、编号排列上架,做到分类科学,整理体系,保管安全,统计准确,利用方便,手段先进。

第二十一条 档案馆指定专人及时统计档案的收进、移出、利用、销毁等各种数据,按照有关规定,向上级档案管理部门报送档案基本情况统计报表。

第二十二条 根据国家有关部门规定,我校档案保管期限分为永久、长期、短期三种。

第二十三条 对保管期限已满的档案依据有关规定进行鉴定、销毁,鉴定档案必须由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行,需销毁的档案,必须登记造册,经主管领导批准后,由两人在指定地点监销,并在销毁清册上签字。销毁清册应永久保存,未经鉴定不得销毁任何档案。

第二十四条 档案材料的管理和利用、密级的变更和解密,必须按照国家有关保密法律和行政法规的规定办理。

第二十五条 要定期检查档案的保管情况,对字迹褪色、纸张破损的档案要及时复制和修补。遇有特殊情况,应向主管领导汇报,及时处理。

第二十六条 凡已归档的档案材料,需要补充或更改,应按有关要求办理,严格履行批准手续,凡手续不全的,任何部门或个人不得在文件材料上做任何改动。

第二十七条 单位撤销、合并或发生人员变更时,必须认真清点核对和妥善保管各类档案,经主管机关批准后,可与接收单位办理移交。任何单位或个人不得私自带走属于归档范围的文件材料。

第二十八条 为确保档案的安全,档案库房应设防盜、防火、防水、防潮、防高温、防光、防尘、防有害微生物等安全设施。

第二十九条 档案馆应建立档案的借阅制度,根据档案的密级,确定不同的利用范围,规定不同的审批手续。

第三十条 为逐步实现档案的标准化、规范化和现代化管理,档案馆根据情况,采用先进技术管理、开发、利用档案,以适应档案科学管理的需要,符合高校教育管理信息系统联网的要求。

第六章 档案的开发利用

第三十一条 学校档案馆应积极开发利用档案,按照《中华人民共和国档案法》等法规,编制必要的检索工具,参考资料和统计资料,最大限度地向全校和社会开放属于开放范围的档案,满足利用者的需要,充分发挥档案作用。

第三十二条 档案馆提供利用档案,必须遵循下列规定：

(一)凡持有合法证明的单位和个人,在说明利用档案的目的和范围后，均可查阅利用属于开放范围的档案,并可以摘录和复制,对校外单位和个人档案一律不外借;

(二)本校工作人员因工作需要,可直接查找、利用本单位归档的可公开的档案,但本校人员查阅本部门或非本部门归档的带有密级的或限制使用的档案时,需履行审批手续，方可查阅;

（三）利用党和国家、学校等不予开放的档案,需经主管档案部门领导批准,必要时报请主管校领导审查批准；

(四)外国机关或个人要求利用档案的,应按国家有关规定办理;

（五）未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织和个人无权公布属于不予开放的档案材料；

(六)凡摘抄、复制的档案,须经学校档案馆核准,并加盖档案馆公章方能生效；

(七)利用者要求复制档案,由学校档案馆负责办理。

第三十三条 利用者查阅档案,必须严格遵守阅档制度

（一）爱护档案,保证档案的完整和安全;

(二)原则上档案不得外借,对于校内利用情况特殊确需借出的,严禁拆抽页、涂改、丢失或转借横传,不准带到公共场所和家中;

(三)利用者须详细填写利用登记,写清利用目的、内容及归还时间;

(四)利用完毕归还时,档案工作人员当面检查注销,如有损坏、丢失档案者,则追究其责任,并在备注中说明情况。

第三十四条 属下列情况之一的不予开放

(一)涉及党和国家、学校机密的;

(二)涉及个人隐私的;

(三)涉及专利和技术秘密的;

(四)档案形成部门规定限制利用的。

第七章 库房、设备、经费

第三十五条 长春大学档案库房的技术管理,应符合国家档案局颁发的 《档案库房技术管理暂行规定》要求,库房内严禁堆放杂物,要做到办公室、库房和阅览室三分开,对存放声像等特殊载体的档案库房,应有良好的卫生条件和防火、防光、防尘、防磁、防潮、防盗、防高温、防有害微生物及防污染等安全措施。

第三十六条 根据档案现代化管理的需要,为了确保档案的安全,学校有计划的为档案馆配备复印、录音、录像、照相等设备,配备必要的去湿、吸尘、空调、防护等设施,并逐步实现档案的数字化管理。

第三十七条 根据国家教育部《普通高等学校档案管理办法》第十四条规定,学校档案工作所需经费,应单独立项,列入学校预算,统筹解决。各职能部门也应对用于本部门归档文件所需的档案装具等用品,在其经费中给予支持和保证。

第八章 考核、奖励与处分

第三十八条 学校建立档案工作考核检查评比制度,有下列事迹之一的，由学校或者本单位给予表彰和奖励:

(一)在档案的收集整理、提供利用中做出显著成绩的

(二)对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的;

(三)对档案的编研做出重要贡献的；

(四)将重要的或珍贵的档案捐赠给学校的；

(五)同违反档案法律、法规的行为作斗争,表现突出的。

第三十九条 有下列行为之一者,视情节给予直接责任人警告、记过、记大过、降级、开除公职等行政处分,以及相应的党纪处分,违犯法律的交由司法部门处理:

(一)损毁、丢失属于学校档案的；

(二)擅自提供、抄录、公布、销毁属于学校所有应当保密的档案的;

(三)涂改、伪造档案的;

(四)出卖档案牟利或擅自转让赠予的;

(五)将在公务活动中形成应归档的文件材料拒绝归档或据为己有的;

(六)不按规定归档或不按期移交档案的;

(七)明知保存的档案面临危险而不采取措施、造成档案损失的;

(八)档案人员玩忽职守、造成损失的。

第九章 附 则

第四十条 本办法由长春大学档案馆负责解释。

第四十一条 本办法自公布之日起实施。